Iedere boekhouder en accountant kent het. Een nieuwe klant komt binnen met een map vol pdf-afschriften. De bankkoppeling staat nog niet, de MT940-export van de bank reikt niet ver genoeg terug of de rekening is een privérekening waarvoor de bank helemaal geen export biedt. Een andere klant heeft een bank zonder MT940-export of is digibeet en krijgt geen bankenkoppeling gelegd. Weer een ander levert al 20 jaar de bankafschriften aan in een map en gaat dat "zeker niet veranderen". Wat overblijft is handmatig overtypen van alle transacties, of een oplossing zoeken die de pdf omzet naar een bestand dat de administratie wel kan lezen.
Op deze pagina leggen we uit hoe dat werkt en waar je daarbij op let. Onderaan vertellen we over pdfnaarmt940.nl, de dienst die wij hiervoor zelf hebben gebouwd.
Een pdf-afschrift is gemaakt om door een mens te lezen, niet om te laten verwerken. Boekhoudprogramma's lezen bankmutaties in via MT940 of CAMT.053, gestructureerde bestanden waarin elke transactie met datum, bedrag, tegenrekening en omschrijving in een vast format staat. Pas met zo'n bestand kan je pakket transacties automatisch herkennen en koppelen.
De pdf bevat ongeveer dezelfde gegevens, alleen in een opmaak die per bank verschilt en soms per maand wisselt. Daar ligt het werk bij het omzetten: alle transacties eruit halen zonder er één te missen, en alle saldo's laten kloppen.
Dit is het punt waarop omzetdiensten het meest van elkaar verschillen, en het punt dat de meeste tijd kost of bespaart.
Bij veel tools werkt het zo: je uploadt de pdf, de tool herkent de transacties (met AI) en toont ze in een overzicht. Daarna ben jij aan de beurt. Je loopt elke regel na, vergelijkt datum, bedrag, tegenrekening en omschrijving met het originele afschrift, en pas als alles klopt download je het bestand. De tool heeft het werk dan dus niet gedaan, hij heeft het verplaatst. Van overtypen naar nakijken.
Dat nakijken kost meer tijd dan het lijkt. Ook bij een klein afschrift met twintig transacties zit je al snel minuten lang te vergelijken, en één regel die verkeerd is of een bedrag met een verkeerd cijfer zie je pas als je echt elke regel aandachtig leest. Bij een nieuwe klant met een jaar aan afschriften loopt dat op tot uren. Dan was overtypen niet eens langzamer geweest.
Kijk dus bij elke omzetdienst vooral eerst naar één ding: wie controleert of alle transacties er zijn en de saldi kloppen? Als het antwoord "jij" is, bespaar je weinig. Als de dienst het zelf doet voordat je het bestand krijgt, kun je het direct inlezen en ben je klaar.
Een klant levert zelden één afschrift aan. Kun je een hele map tegelijk insturen, ook van verschillende banken en rekeningen door elkaar, of moet elk bestand apart?
Sommige klanten hebben alleen uitgeprinte afschriften, of een scan van de bank. Veel tools werken alleen met een digitale pdf waarin de tekst selecteerbaar is. Een scan valt dan af.
Creditcardafschriften zitten vaak in een andere opmaak dan bankafschriften. Hetzelfde geldt voor buitenlandse banken en betaaldiensten.
Een minimumbedrag per conversie maakt kleine afschriften onevenredig duur. Een abonnement is in de lange termijn altijd heel prijzig.
De meeste tools lezen pdf's uit met een AI-model van een externe partij. Dan gaan de transactiegegevens van je klant naar die partij. Voor accountants en boekhouders, die onder de AVG als verwerker werken, is dat een reden om vooraf te vragen hoe de verwerking precies loopt.
Belastingkenmerk.nl en pdfnaarmt940.nl zijn allebei gebouwd door twee broers, vanuit hetzelfde idee: handmatig werk dat elke dag op een kantoor terugkomt, hoort geautomatiseerd te zijn. Belastingkenmerk.nl ontstond toen het opzoeken van aanslagnummers bij de Belastingdienst verdween. Pdfnaarmt940.nl ontstond toen pdf-afschriften van klanten steeds weer op het bureau belandden.
Het controleren hebben we aan onze kant gelegd. Je stuurt via het formulier tot 50 pdf-bestanden in één keer in. Wij zetten ze om naar MT940 en CAMT.053 en controleren het resultaat op volledigheid voordat je het ontvangt. Ingebouwde controles gaan na of de gegevens kloppen, en wijkt er iets af, dan bekijken wij het zelf en herstellen we het. Je hoeft vooraf dus niets na te lopen. Ruim 95% van de bestanden staat binnen tien minuten in je mail. Daarna lees je ze in zoals je gewend bent bij een gewoon bankbestand.
Wat het verder kan:
En wat het bewust niet doet: er komt geen AI aan te pas. De omzetting draait op eigen code. Afschriften komen niet in een extern AI-model terecht.. Een verwerkersovereenkomst staat voor je klaar op de website.
Er is geen minimumbedrag en geen abonnement. Je betaalt per verwerkte transactie, ook als je maar één klein afschrift instuurt.
Meer weten of direct een afschrift insturen? Ga naar pdfnaarmt940.nl.
Naar pdfnaarmt940.nl